Plantilla de presupuesto de limpieza para comunidades: qué pedir y cómo leerlo

El problema más habitual cuando un presidente pide tres presupuestos de limpieza es que cada empresa los entrega en su propio formato. Una manda un PDF con desglose, otra una hoja con un número final y la tercera un email con un párrafo. Comparar así es imposible y al final se decide por simpatía o por precio.

La solución es mandar a cada empresa una plantilla común con los datos que debe rellenar. Así todas responden con la misma estructura y la comparación es directa. Este artículo explica qué debe llevar esa plantilla y cómo leer las respuestas con criterio.

Tres razones prácticas:

1. Igualdad de condiciones: todas las empresas responden a las mismas preguntas, nadie se aprovecha de la ambigüedad.
2. Comparación directa: en una tabla simple ve quién ofrece más horas, qué incluye y qué no.
3. Filtro de seriedad: la empresa que se niega a rellenar una plantilla de 15 minutos seguramente no es la que quiere para los próximos años.

Antes de pedir presupuesto, prepare estos datos para enviárselos a las empresas. Sin estos datos no pueden cotizar bien:

• Dirección exacta del portal.
• Número de plantas.
• Número de viviendas (por planta y total).
• Si hay ascensor (uno o varios).
• Si hay garaje comunitario (número de plazas).
• Si hay trasteros, cuartos comunes, zona contenedores.
• Si hay locales comerciales en bajos.
• Frecuencia que busca (1, 2, 3 días por semana).
• Si necesita extras (cristales exteriores, post-obra puntual, etc.).
• Plazo de inicio deseado.

Aquí va el modelo de plantilla. Pase esto a las empresas y pídales que devuelvan los apartados completos:

A. Identificación

• Razón social y CIF.
• Años en el sector.
• Persona de contacto y teléfono directo.

B. Servicios incluidos en la cuota mensual

• Días por semana de limpieza.
• Horas por visita.
• Total horas mensuales.
• Lista detallada de tareas por visita.
• Lista de tareas quincenales y mensuales.
• Productos incluidos sí/no.

C. Personal asignado

• ¿Persona fija asignada al portal? sí/no.
• Cobertura en bajas (¿quién sustituye?).
• Régimen contractual (alta en empresa, convenio del sector).
• Seguro RC profesional vigente.

D. Coste mensual

• Precio mensual sin IVA.
• Precio mensual con IVA.
• Forma de pago.
• Día de emisión de factura.

E. Servicios extra (precio aparte)

• Cristales exteriores (frecuencia y precio).
• Limpieza post-obra (precio por jornada).
• Baldeo extraordinario garaje.
• Atención urgente (manchas, vómitos, agua).

F. Condiciones contractuales

• Duración del contrato.
• Preaviso para cancelar.
• Cláusula de revisión anual (IPC o similar).
• Documentos que aporta al firmar.

G. Cuadrante propuesto

• Tabla con los días de la semana y las tareas marcadas.

Para que se vea claro, así quedaría una respuesta a la plantilla:

Con esta tabla la decisión deja de ser intuición y pasa a ser análisis. La empresa B parece más barata pero recorta personal fijo y ata 2 años. La empresa C parece intermedia pero pierde una visita semanal. La empresa A ofrece más horas y persona fija a precio razonable.

Recomendaciones operativas:

1. Por escrito (email), no por teléfono. Tiene constancia.
2. A 3 empresas mínimo, idealmente 4 para descartar la peor.
3. Plazo de respuesta razonable (7-10 días naturales).
4. Mismos datos a todas (no dé información extra a una y no a otras).
5. Visita previa al portal: pida que la incluyan antes de presupuestar. Quien no visita, presupuesta a ciegas.

Si la respuesta a su plantilla incluye alguno de estos puntos, considere descartar:

• Precio sin desglose horas/visita.
• Se niega a aportar póliza RC.
• No nombra el convenio aplicable.
• Personal "según necesidad" (no fijo, no estable).
• Cuadrante "se entrega al firmar" (debería estar antes).
• Cláusula de cancelación con penalización abusiva.
• Duración contractual superior a 2 años.

Cualquiera de estos puntos es motivo suficiente para preferir otra oferta.

1. Volcar a tabla comparativa los datos clave (use la tabla del apartado anterior como modelo).
2. Calcular coste/hora: precio mensual dividido por horas/mes. Da idea de coste real más allá del precio absoluto.
3. Contactar referencias: pida 1-2 comunidades clientes y llame al presidente para preguntar cómo va el servicio.
4. Visita opcional a portal cliente: ver el resultado real ayuda más que cualquier folleto.
5. Decisión en junta con las tres ofertas resumidas y la recomendación del administrador si lo hay.

Cambiar empresa bien gestionado lleva 2-3 meses desde decisión hasta inicio.

Una plantilla común de presupuesto es la herramienta que separa una decisión informada de una decisión por intuición. Cuesta una hora prepararla y le ahorra años de servicio mal contratado. Si pide tres presupuestos sin plantilla, está pidiendo tres papeles incomparables.

¿Quién me ayuda a preparar la plantilla si soy presidente y no tengo experiencia? El administrador de fincas suele tener modelos propios. Si la comunidad no tiene administrador, puede usar la estructura de este artículo como base, añadiendo datos específicos de su portal.

¿Cuántas empresas debo consultar? Mínimo tres, idealmente cuatro. Menos de tres no permite comparar, más de cuatro genera trabajo administrativo sin mejorar la decisión.

¿Es mejor pedir presupuesto en verano o en invierno? Mejor no concentrarlo todo en julio-agosto (vacaciones del sector). Septiembre-octubre y febrero-marzo son meses con mejor disponibilidad para visitas y respuestas detalladas.